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Los Documentos Privados son instrumentos que las partes otorgantes suscriben en el oficio y los retiran para los fines que han sido otorgados, y que como característica general no quedan archivados o guardados en el oficio, tales como declaraciones juradas, poderes simples, certificados, autorizaciones, finiquitos, contratos, entre otros.
La escritura pública está definida como el instrumento público o auténtico otorgado con las solemnidades legales que fija la ley, por el competente notario, e incorporado en su protocolo o registro público.
Otorgar certificados o testimonios de los actos celebrados ante ellos o protocolizados en sus registros.
Notificar los traspasos de acciones, constituciones y notificaciones de prendas que se les solicitaren.
Extender los instrumentos públicos con arreglo a las instrucciones que, de palabra o por escrito, les dieren las partes otorgantes.
En general dar fe de los hechos para que fueren requeridos y que no estuvieren encomendados a otros funcionarios.
Guardar y conservar en riguroso orden cronológico los documentos que ante ellos se otorguen, en forma de precaver todo extravío y hacer fácil y expedito su examen.
Facilitar a cualquiera persona que lo solicite el examen de los instrumentos públicos que ante ellos se otorguen y documentos que se protocolicen.